Foire aux questions

Général

Le cumul du financement fédéral jusqu’à 100 % du salaire d’un stagiaire est autorisé. Cependant, étant donné que le programme est financé dans le cadre de la Stratégie emploi et compétences jeunesse (SECJ), vous ne pouvez pas cumuler le financement de plus d’un programme financé par la SECJ, car cela serait considéré comme un « double financement ».

Si le candidat stagiaire reçoit l’AE ou la PCU lorsqu’il fait une demande de stage dans le cadre du programme de Stages lancement de carrière, il est admissible. Toutefois, si le candidat stagiaire est accepté dans le cadre du programme, il doit demander au gouvernement du Canada d’annuler son aide financière.

Le financement pour recevoir de la formation dépend du volet de stage et de la disponibilité du financement:

  • Le volet de stages en technologies propres ne couvre pas les frais de formation, uniquement la subvention salariale.
  • Le volet de stages en ressources naturelles peut couvrir le coût de la formation, y compris la formation dans un collège ou un institut membre de Collèges et instituts Canada, la formation en ligne (tel que LinkedIn Learning), les ateliers de perfectionnement professionnel et la formation interne (avec les pièces justificatives requises).
  • Le volet de stages en technologies numériques peut couvrir jusqu’à 4,000 $ en frais de formation, y compris la formation dans un collège ou un institut membre de Collèges et instituts Canada, la formation en ligne (tel que LinkedIn Learning), les ateliers de perfectionnement professionnel et la formation interne (avec les pièces justificatives requises).
  • Le volet de stages ImpAct ne couvre pas les frais de formation, uniquement la subvention salariale. Une organisation peut également décider de demander du financement pour un projet spécial plutôt que la subvention salariale. Cela peut couvrir jusqu’à 750 $ par participant pour mener un projet spécial fondé sur les compétences, comme un projet performant, un concours, un camp de formation sur l’entrepreneuriat social, un audit environnemental ou social et un marathon de programmation sur les ODD.

Une personne est considérée comme sous-employée lorsqu’elle occupe un poste demandant un niveau de scolarité inférieur à celui qu’elle possède ou occupe un poste à temps partiel. Le chômage est également inclus dans cette catégorie.

Tous les stages soumis doivent être seulement pour de nouveaux postes ou de nouveaux projets. Vous pouvez proposer le même poste pour un nouveau projet dans les prochaines années. Cependant, vous devez expliquer pourquoi vous présentez une demande de financement pour un poste déjà financé. L’approbation des demandes de stage dépendra des critères et des priorités d’admissibilité au moment de la soumission de la demande de stage.

Notre priorité est de rejoindre un groupe d’employeurs diversifié à travers le Canada et dans tous les secteurs. Des limites peuvent être mises en place pour assurer une répartition équitable du financement. Veuillez-vous assurer de consulter la page du volet de stage de votre choix pour savoir si une limite est mise en place.

Oui. La trousse d’outils Stages lancement de carrière aide les employeurs à intégrer les stagiaires dans leur milieu de travail et aide ces derniers à se fixer des objectifs tout au long de leur stage. Nous proposons également d’autres ressources utiles, tant pour les stagiaires que pour les employeurs, sur toute une série de sujets, allant de la diversité et de l’intégration à la santé mentale et au bien-être. Pour plus de détails, veuillez consulter notre page Ressources pour employeurs et stagiaires.

Si vous rencontrez des problèmes avec le tableau de bord, veuillez remplir le formulaire de support technique disponible sur le tableau de bord en suivant les étapes suivantes:

  1. Connectez-vous au tableau de bord
  2. Cliquez sur “Support”
  3. Remplissez et complétez le formulaire
  4. Cliquez sur « Soumettre »
  5. C’est fait, vous êtes prêt! Quelqu’un de l’équipe de support technique vous contactera sous peu.

Vous pouvez nous écrire à internships@careerlauncher.ca. Si votre question est urgente, veuillez nous appeler directement au 613-746-5916. Si nous ne sommes pas disponibles immédiatement, nous vous encourageons à laisser un message avec vos coordonnées. Un de nos agents de programme vous contactera dès que possible.

Critères d’admissibilité pour les stagiaires

Non, un membre de la famille immédiate de l’employeur, ou un membre de la famille d’un directeur ou d’un cadre supérieur de votre organisation ne peut pas être embauché en tant que stagiaire.

Un membre de la famille immédiate est défini comme père, mère, beau-père, belle-mère, parent adoptif, frère, sœur, époux ou épouse, conjoint ou conjointe de fait, enfant (incluant les enfants d’un conjoint ou d’une conjointe de fait), bel-enfant, pupille ou tout membre de la parenté qui réside à titre permanent chez l’employeur.

Non, la subvention ne peut pas être utilisée pour un poste déjà occupé, pour remplacer un employé en congé ou pour embaucher un employé actuel dans un nouveau poste. Des exceptions peuvent être faites pour un employeur qui a embauché un étudiant COOP ou un étudiant stagiaire et qui aimerait utiliser ce financement pour le recruter à un nouveau poste après l’obtention de son diplôme.

Oui. Les stagiaires qualifiés doivent être âgés de 30 ans ou moins au début de leur stage.

Malheureusement, les personnes en attente de leur résidence permanente ou de leur statut de réfugié, ainsi que celles qui détiennent un visa de visiteur temporaire, un visa d’étudiant ou un visa de travail, ne peuvent pas participer. Les citoyens canadiens, les résidents permanents ou les personnes ayant obtenu le statut de réfugié au Canada peuvent postuler à un stage dans le cadre du programme de Stages lancement de carrière. La protection des réfugiés doit être conférée en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.

Critères de stage

Le programme de Stages lancement de carrière a comme but d’inciter les employeurs à embaucher des diplômés dans le cadre de stages pouvant aboutir à des postes à long terme. Pour cette raison, la subvention est seulement valide pour les stages ayant une durée de 6 à 12 mois. Veuillez-vous assurer de consulter la page du volet de stage de votre choix pour plus d’information sur les durées de stage.

Il n’y a pas de taux de rémunération défini pour les stagiaires, mais le guide de taux de rémunération utilisé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada peut servir de cadre de référence pour établir un taux de rémunération. Il est important de noter que les employeurs doivent fournir un salaire décent et s’assurer qu’ils respectent le salaire minimum provincial.

Les stagiaires de nos quatre volets doivent travailler au moins 30 heures par semaine, à l’exception du programme de Stages ImpAct, qui peuvent inclure des postes à temps partiel.

C’est possible selon la disponibilité des subventions. Veuillez-nous en informer si c’est le cas et, si le financement le permet, nous dupliquerons l’annonce du poste de notre côté. Veuillez-vous assurer de consulter la page du volet de stage de votre choix pour savoir si une limite est fixée pour le nombre de stages par employeur.

Oui. Si vous avez identifié un stagiaire qui répond aux critères d’admissibilité du programme, veuillez l’indiquer dans votre demande de stage. Veuillez noter que si vous indiquez que vous avez déjà un stagiaire, votre stage ne sera pas publié dans notre site web et vous recevrez les documents nécessaires à compléter par vous et votre stagiaire. L’équipe de Stages lancement de carrière doit approuver l’admissibilité du stagiaire avant son embauche.

Nous savons que recruter le bon candidat pour votre stage est une priorité absolue. L’équipe de Stages lancement de carrière prend les mesures suivantes pour soutenir vos efforts de recrutement:

Également, nous vous encourageons de prendre les étapes suivantes pour contribuer à augmenter la visibilité de votre stage:

  • Affichez votre stage sur les sites d’emploi des collèges, polytechniques et cégeps dans votre communauté
  • Affichez votre stage sur les sites d’emploi locaux pertinents

Le processus de demande de stage

En règle générale, le délai d’évaluation des demandes de stage peut varier entre 2 et 5 jours ouvrables. Si vous n’avez pas reçu de réponse après le délai fixé, veuillez nous appeler directement au : 613-746-5916. Si nous ne sommes pas disponibles immédiatement, nous vous encourageons à laisser un message en nous indiquant vos coordonnées. Un de nos agents de programme vous contactera dès que possible.

Non, pré-approuvée signifie que votre stage cadre avec le programme. Ce n’est que la première étape du processus. Le courriel de pré-approbation automatisé indique les étapes suivantes du processus de demande de stage. Le financement n’est garanti qu’une fois que l’employeur a suivi le processus de demande de stage complet et a signé un contrat avec Collèges et instituts Canada.

Le processus de demande de stage commence dès la soumission de la demande de stage pour approbation préalable et se poursuit jusqu’à ce qu’un contrat signé soit en place entre l’employeur et Collèges et instituts Canada. Le calendrier du processus complet dépend de quelques facteurs :

  • Le temps nécessaire pour recruter un candidat. Si vous avez déjà un candidat, vous serez invité à poursuivre le processus immédiatement. À ce stade, vous devrez remplir le formulaire de budget et envoyer le formulaire d’information du participant (FIP) à votre stagiaire pour qu’il le remplisse. Une fois ces documents soient examinés et approuvés, l’étape finale est le contrat. Si vous devez recruter un candidat, le calendrier dépendra du temps qu’il faudra pour trouver la bonne personne pour votre stage. Il est important de noter que le financement est alloué selon le principe du premier arrivé, premier servi et n’est garanti que lorsqu’un contrat est signé avec Collèges et instituts Canada.
  • Délais de l’employeur pour soumettre les documents requis. Le temps que vous preniez pour soumettre les documents à chaque étape du processus aura une incidence sur le calendrier.
  • Délais de l’équipe de Stages lancement de carrière. Selon le volume de demandes de stages, l’évaluation des documents à chaque étape du processus peut prendre entre 2 et 10 jours ouvrables. Un avis sera généralement publié sur notre site web et envoyé par courriel automatisé si les retards sont importants.

*Voir la question 3 ci-dessous pour plus de détails sur les documents requis à chaque étape.

Les employeurs recevront un courriel de pré-approbation automatisé indiquant les prochaines étapes pour terminer le processus de demande de stage. Ceci comprend:

  • Soumettre le formulaire de budget et le formulaire d’information du participant (FIP). Le formulaire de budget est disponible dans le tableau de bord sous formulaires. Les employeurs doivent envoyer également le formulaire d’information du participant au stagiaire à compléter.Pour envoyer un FIP, veuillez suivre les étapes suivantes:
    1. Connectez-vous sur le tableau de bord
    2. Cliquez sur « Mes stages »
    3. Cliquez sur « Envoyer FIP » pour les demandes de stage actifs ou remplis
    4. Écrivez le nom et courriel du stagiaire
    5. Cliquez sur « Soumettre »
    6. C’est fait, vous êtes prêt!
  • Une fois que le formulaire de budget et le FIP auront été examinés et approuvés par l’équipe de Stages lancement de carrière, l’employeur devra vérifier les informations finales du contrat.
  • L’équipe de Stages lancement de carrière préparera le contrat et l’enverra à l’employeur pour sa signature via DocuSign.

Le financement est garanti une fois que tout le processus de demande de stage est terminé et que l’employeur a signé un contrat avec Collèges et instituts Canada.

  • Avant l’embauche, votre employeur vous demandera de remplir le formulaire d’information du participant (FIP). Ceci est utilisé pour garantir que vous êtes admissible à participer et à des fins de rapport.
  • À mi-parcours du stage, les stagiaires devront remplir un sondage à mi-parcours.
  • À la fin du stage, les stagiaires devront remplir un sondage de fin de stage.

Une fois que votre budget et votre FIP ont été examinés par l’équipe de Stages lancement de carrière, vous devrez vérifier et approuver certaines informations finales pour votre contrat. Une fois cela fait, attendez-vous à un délai d’environ 5 jours ouvrables pour recevoir votre contrat pour signature via DocuSign. En période de forte activité, les délais peuvent être plus longs et seront généralement indiqués sur notre site web ou dans notre réponse automatique envoyée par courriel. Veuillez noter que le financement n’est confirmé qu’une fois que le contrat final est contresigné, ou sauf indication contraire envoyée par courriel. Pour cette raison, nous vous recommandons d’attendre de recevoir votre contrat avant d’engager votre stagiaire, sauf indication contraire de notre équipe.

Pour envoyer un FIP, veuillez suivre les étapes suivantes:

  1. Connectez-vous au tableau de bord
  2. Cliquez sur « Mes stages »
  3. Cliquez sur « Envoyer FIP » pour les demandes de stage actifs ou remplis
  4. Écrivez le nom et courriel du stagiaire
  5. Cliquez sur « Soumettre »
  6. C’est fait, vous êtes prêt!

Le candidat stagiaire recevra un lien vers le formulaire en ligne, et vous serez averti par courriel dès que le candidat aura soumis le FIP. Veuillez noter que les informations seront recueillies en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois applicables en matière de confidentialité.

Rapports de stage et paiements des subventions

Les subventions sont versées sur une base de remboursement à mi-parcours et à la fin du stage par dépôt direct. L’équipe de Stages lancement de carrière vous contactera par courriel à mi-parcours et à la fin du stage en vous indiquant les étapes et les documents nécessaires pour traiter votre demande de subvention.

Les documents suivants seront requis pour traiter vos paiements:

  • Le formulaire de demande de subvention (en format Excel)
  • Tous les talons de paie associés à la demande de subvention, émis par un système de paiement enregistré (par exemple: ADP)
  • Le sondage de fin de stage pour les employeurs
  • Le sondage de fin de stage pour les stagiaires
  • Le formulaire de dépôt direct et un chèque annulé (seulement pour les nouveaux employeurs)

Les paiements de subvention seront traités dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de tous les documents requis à mi-parcours et à la fin du stage.

Les employeurs doivent être configurés pour recevoir les paiements par dépôt direct. Ils seront invités à mi-parcours du stage à remplir un formulaire de dépôt direct, ainsi que les autres documents de paiement requis. Si vous êtes déjà établi avec Collèges et instituts Canada pour le dépôt direct, cela ne sera pas nécessaire. Pour les nouveaux employeurs, une fois mis en place à mi-parcours du stage, ces documents ne seront plus requis à moins que l’employeur modifie ses informations bancaires.

Tous les employeurs participant au programme de Stages lancement de carrière doivent disposer d’un système de paie enregistré (par exemple, ADP). L’équipe de Stages lancement de carrière doit recevoir les bulletins de paie émis par un système de paie enregistré comme preuve du paiement du salaire pour traiter les demandes de subvention. Si un employeur utilise un système de paie interne, il devra fournir à la fois les talons de paie et les preuves de paiement, comme des captures d’écran des dépôts directs ou des chèques de paie.

Dans la plupart des cas, la modification de la durée du stage aura effectivement une incidence sur le montant total à payer. Cette modification nécessiterait une modification de contrat. Si vous souhaitez vous renseigner sur cette possibilité, veuillez écrire à l’équipe de Stages lancement de carrière à : internships@careerlauncher.ca

Les paiements des subventions sont effectués à mi-parcours et à la fin du stage. Malheureusement, il n’est pas possible d’effectuer des paiements en dehors du calendrier préétabli.

Les paiements peuvent être mis en attente si des documents supplémentaires sont requis. Veuillez vérifier que les documents requis ont été soumis, y compris les sondages pour les employeurs et les stagiaires. N’hésitez pas à écrire à l’équipe de Stages lancement de carrière à : internships@careerlauncher.ca ou par téléphone au : 613-746-5916 si vous avez des questions supplémentaires.

Oui. Selon l’Agence du revenu du Canada, si vous recevez une subvention d’un gouvernement ou d’un organisme gouvernemental, vous devez la déclarer soit comme revenu, ou soit comme une réduction d’une dépense. En général, une subvention correspond à une des réalités suivantes:

  • elle augmente votre revenu ou réduit vos dépenses
  • elle est liée à une insuffisance de revenu
  • elle est liée à des dépenses précises

Par exemple, l’agriculteur qui a reçu une subvention d’aide au revenu au cours d’une année de sécheresse doit ajouter ce montant à ses revenus. Cependant, le fabricant qui reçoit une subvention à l’emploi pour embaucher un plus grand nombre d’étudiants doit, en général, soustraire ce montant des dépenses de salaires qu’il déduit de ses revenus.

L’aide gouvernementale qui vous permet d’acquérir des immobilisations n’accroît pas votre revenu net. Toutefois, dans le cas de biens amortissables, vous réduisez le coût en capital de ces biens du montant de l’aide reçue. Dans le cas d’autres immobilisations, réduisez en conséquence le coût de base rajusté.

La subvention couvre les frais de l’employeur, y compris le Régime de pensions du Canada (RPC), l’assurance-emploi (AE) et la paie de vacances. Les employeurs peuvent choisir de verser les 4 % en lieu et place des vacances ou d’offrir des vacances dans le cadre du contrat. Si les employeurs souhaitent offrir des jours de vacances payées, ils devront s’assurer que le stagiaire respecte tout de même la durée minimale du stage. Veuillez noter que les volets de stages en technologies propres et en ressources naturelles doivent avoir une durée minimale de 26 semaines.